Privacybeleid
Op deze pagina vind je het privacybeleid van Nationale Notaris.
1. Wie zijn wij?
Nationale Notaris is een backoffice-organisatie die ondersteunende diensten verleent aan notariskantoren in Nederland. Wij zijn geen notariskantoor en passeren zelf geen akten. Wij ondersteunen notarissen bij de voorbereiding, afhandeling en administratie van notariële dossiers.
Contactgegevens verwerkingsverantwoordelijke:
- Naam: Nationale Notaris B.V.
- Adres: Radonweg 1, 3542 AN Utrecht
- KvK-nummer: 56362056
- E-mail: info@nationalenotaris.nl
- Telefoon: 030 – 24 25 672
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van de dienst die u via ons afneemt, kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:
|
Categorie |
Voorbeelden |
|
Identificatiegegevens |
Naam, geboortedatum, geboorteplaats, BSN, kopie identiteitsbewijs |
|
Contactgegevens |
Adres, e-mailadres, telefoonnummer |
|
Burgerlijke staat |
Gehuwd, geregistreerd partnerschap, ongehuwd, huwelijkse voorwaarden |
|
Financiële gegevens |
Bankrekeningnummer, koopsom, hypotheekbedrag, schenkingsbedrag |
|
Gegevens voor WWFT-onderzoek |
Herkomst gelden, beroep, UBO-informatie, PEP-status |
|
Technische gegevens |
IP-adres, browsertype, besturingssysteem, cookies |
3. Voor welke doeleinden verwerken wij uw gegevens?
Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:
|
Doel |
Grondslag (AVG) |
|
Uitvoering van de overeenkomst (voorbereiding notariële diensten) |
Art. 6 lid 1 sub b AVG |
|
Nakoming wettelijke verplichtingen (o.a. WWFT, Wna, fiscale wetgeving) |
Art. 6 lid 1 sub c AVG |
|
Contact met u opnemen over uw dossier |
Art. 6 lid 1 sub b AVG |
|
Verbetering van onze dienstverlening |
Art. 6 lid 1 sub f AVG (gerechtvaardigd belang) |
|
Marketingdoeleinden (alleen met uw toestemming) |
Art. 6 lid 1 sub a AVG |
Wij verwerken uw gegevens niet voor andere doeleinden dan hierboven vermeld, tenzij u daarvoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven.
4. Met wie delen wij uw gegevens?
Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met:
|
Ontvanger |
Reden |
|
Notariskantoren |
Voor de uitvoering van de notariële dienstverlening |
|
Kadaster |
Inschrijving van akten (wettelijke verplichting) |
|
Belastingdienst |
Fiscale aangiften en meldingen (wettelijke verplichting) |
|
Geldverstrekkers/banken |
Bij hypotheekakten |
|
IT-dienstverleners |
Hosting en beheer van onze systemen (verwerkers) |
Met partijen die als verwerker optreden, hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten conform artikel 28 AVG. Wij verstrekken uw gegevens niet aan partijen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), tenzij daarvoor passende waarborgen zijn getroffen.
5. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
De bewaartermijnen zijn afhankelijk van het type gegevens en de wettelijke verplichtingen die op ons rusten:
|
Type gegevens |
Bewaartermijn |
Grondslag |
|
Dossiergegevens notariële diensten |
Minimaal 20 jaar |
Beroepsregels notariaat |
|
WWFT-gegevens (cliëntonderzoek, herkomst gelden) |
Minimaal 5 jaar na beëindiging dienstverlening |
Art. 33 WWFT |
|
Fiscale gegevens |
7 jaar |
Fiscale bewaarplicht |
|
Marketinggegevens |
Tot intrekking toestemming |
Art. 7 lid 3 AVG |
|
Websitegegevens/cookies |
Zie cookieverklaring |
— |
6. Uw rechten onder de AVG
Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft u de volgende rechten:
|
Recht |
Toelichting |
|
Inzage (art. 15 AVG) |
U kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken |
|
Rectificatie (art. 16 AVG) |
U kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren |
|
Verwijdering (art. 17 AVG) |
U kunt in bepaalde gevallen verzoeken om verwijdering van uw gegevens (zie hieronder) |
|
Beperking (art. 18 AVG) |
U kunt de verwerking laten beperken |
|
Overdraagbaarheid (art. 20 AVG) |
U kunt uw gegevens in een gangbaar formaat ontvangen |
|
Bezwaar (art. 21 AVG) |
U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang |
|
Intrekking toestemming (art. 7 AVG) |
U kunt eerder gegeven toestemming altijd intrekken |
7. Recht op verwijdering – wat kan wel en wat niet?
Op grond van artikel 17 AVG heeft u het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen. Dit recht is echter niet onbeperkt. De AVG bepaalt in artikel 17 lid 3 dat het verwijderrecht niet geldt wanneer de verwerking noodzakelijk is voor:
- het nakomen van een wettelijke verplichting;
- het instellen, uitoefenen of onderbouwen van rechtsvorderingen.
Gegevens die wij niet kunnen verwijderen:
|
Type gegevens |
Reden |
|
Gegevens in notariële akten |
Notariële akten worden permanent bewaard door het notariskantoor (Wet op het notarisambt) |
|
WWFT-onderzoeksgegevens |
Wettelijke bewaarplicht van minimaal 5 jaar na beëindiging dienstverlening (art. 33 WWFT) |
|
Fiscale gegevens |
Wettelijke bewaarplicht van 7 jaar |
Gegevens die wij wel kunnen verwijderen (op verzoek):
|
Type gegevens |
Voorwaarde |
|
Marketinggegevens |
Direct na uw verzoek |
|
Contactgegevens voor nieuwsbrieven |
Direct na uw verzoek |
|
Werkdocumenten, concepten en gegevens in het Online Dossier |
Na afloop van het dossier, indien geen wettelijke bewaarplicht |
Belangrijk: Omdat wij als backoffice werken in opdracht van notariskantoren, worden de notariële akten en bijbehorende dossiergegevens bewaard onder verantwoordelijkheid van het betreffende notariskantoor. De naam van de verantwoordelijke notaris vindt u in de akte.
8. Cookies
Op onze website maken wij gebruik van cookies. Voor meer informatie over de cookies die wij gebruiken, de doeleinden en hoe u uw voorkeuren kunt aanpassen, verwijzen wij naar onze cookieverklaring. U vindt deze via het cookie-icoon linksonder op uw scherm.
9. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, wijziging of openbaarmaking. Deze maatregelen omvatten onder meer:
- Versleutelde verbindingen (SSL/TLS)
- Toegangsbeveiliging en autorisatiebeheer
- Regelmatige back-ups
- Bewustwordingstraining voor medewerkers
10. Klachten
Indien u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen:
- E-mail: info@nationalenotaris.nl
- Telefoon: 088 – 180 52 50
Daarnaast heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:
- Website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
- Telefoon: 030 – 24 25 672
11. Wijzigingen
Wij behouden ons het recht voor dit privacybeleid te wijzigen. De meest recente versie is altijd beschikbaar op onze website. Wij adviseren u dit beleid regelmatig te raadplegen.
Laatste wijziging: 18 februari 2026
12. Contact
Voor vragen over dit privacybeleid of om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen:
- E-mail: info@nationalenotaris.nl
- Telefoon: 030 – 24 25 672
- Post: Nationale Notaris, Radonweg 1, 3542 AN Utrecht